Cum pot sa-mi administrez obiectivele pentru a le atinge mai usor?

Proiectele conţin obiective, cu arii de responsabilitate care au la rândul lor prioritati. Aceste domenii de responsabilitate iti permit sa determini ce este important pentru tine, sa-ti alegi strategia si sa determini lista şi ordinea de prioritati, pentru a-ti atinge obiectivele. Aceasta activitate creaza momentul pentru a-ti intari si dezvolta motivarea personala.

Administrarea zilnica implica un mod de organizare a informatiei care este necesara mereu si care trebuie sa-ti fie la indemana. Agenda personala trebuie impartită pe sectiuni. Astazi gasim in comert numeroase tipărituri gata să te ajute în acest sens: agende, planificatoare si asa mai departe. Poti folosi un astfel de sistem daca ti se potriveste. Pentru fiecare dintre noi, nu sistemul este important, ci modul de organizare. De fapt, tu ai nevoie să creezi o arhivare a activitatii tale.  Daca ai o agenda (electronica sau nu) şi un telefon mobil, trebuie sa te obisnuiesti sa-ţi planifici şoi să-ţi inregistrezi intalnirile si activitatile in mod permanent.

Pe langa agendă, trebuie sa-ti pregatesti zilnic o lista de prioritati. Trebuie sa mentii o lista a lucrurilor care trebuie facute. Aceasta lista defineste prioritatile, adica actiunile pe care trebuie sa le executi pentru a-ti atinge obiectivele intr-un oarecare interval de timp. Prioritatile se noteaza cu A pentru cele urgente, B - cele mai putin urgente... cele care permit amanare notaţi-le cu C si asa mai departe. In functie de realizarea punctelor de pe lista, le bifezi cu un semn... Importanţa este inaintea urgenţei! In primul rand iti formezi o lista de activitati fara data fixa, pentru o zi, o saptamana sau o luna. In principiu, activitatile pot fi organizate pe proiecte pentru o luna, pentru fiecare proiect generând apoi un plan general de activitati. Aceste activitati pot fi la rândul lor defalcate in activitati saptamanale sau zilnice, care sa contina programul regulat de întâlniri, cu adăugarea eventualelor telefoane sau contacte noi.

Intalnirile de afaceri sunt aranjamente care se fac intr-un anumit loc la o ora stabilita. Aceste intalniri sunt importante si trebuie planificate având grijă să existe destul timp intre ele, pentru a nu se suprapune şi a le pregăti bine... Sarcinile care trebuie rezolvate intr-o zi se planifica in functie de prioritate in jurul intalnirilor, iar lista sarcinilor trebuie mentinuta alaturi de orarul intalnirilor. Planificarea zilnica te ajuta sa-ti mentii atat o lista a sarcinilor, cat si una a intalnirilor si telefoanelor care trebuie date, ducandu-te mai aproape de obiective. Pentru a dinamiza munca, pentru a obtine mai mult intr-o zi - ai nevoie de claritate, care presupune si eliminarea timpilor pierduţi cu conversatii telefonice sau intalniri fara noima. De asemenea, trebuie sa eviţi să pierzi timpul hoinarind. Cu o tinta clara pentru toata ziua, cu un obiectiv identificat, cu sarcini precise pentru a fi atinse - obtii maximum, la sfarsit de zi, cu efort minim... O planificare zilnica in care contracarezi constient greselile, condensand planificarea sarcinilor, intalnirilor si contactelor  contribuie cel mai eficient la atingerea obiectivelor pe proiecte.

Obiectivele tale trebuie inregistrate intr-o baza de date, pentru că fiecare actiune majora este o derivata a lor, spre care concură! Planifica si controleaza activitatile tale prin evaluarea prioritatilor, pentru a atinge obiectivele si a colecta cat mai multe informatii. Informatiile sunt o necesitate, în orice caz un atu care te ajuta sa obtii mai mult, mai usor... Inutil să mai adaug că prin informatii înţeleg adrese, harti, persoane, manifestari, contracte sau orice alte (sau astfel de) informatii specializate.

Atunci cand planifici, principiul cel mai important este inregistrarea scrisa, care iti permite sa vizualizezi scheme, planuri, idei – care te fac constient şi te ajută sa reiei ori să recunosti probleme si sa gasesti solutii pentru ele. Planurile pe care le ai in cap nu au totdeauna claritate si sunt adesea mai uşor neglijate, modificate sau uitate. Planurile pe care le scrii zilnic te ajuta sa le reaminteşti, să le vezi în momente şi din perspective diferite, să te auto-motivezi, să le focalizezi in functie de obiectiv – pentru că eşti concentrat doar asupra a ceea ce scrie şi mai puţin expus neatenţiei... Apoi, înregistrarea scrisa iti permite sa-ti verifici rezultatele mult mai usor, reusind sa-ti intareasca increderea si succesul indeplinirii lor, optimizand timpul si libertatea de a potrivi planurile in functie de nevoile personale, la o intensitate marita.

Studiile specialistilor arata ca un sistem de administrare a timpului inseamna o reducere cu 30% a costurilor pentru planificarea pe termen mediu si lung, eficienta muncii creste cu 18% si stresul se reduce cu minimum 13%. Alte efecte pozitive: obiectivele se pot stabili mai raţional, mai frecvent si mai clar, munca fiind concentrata pe obiective cu o productivitate mai mare. Planurile scrise imbunatatesc memoria, influentand creierul, eliberand idei noi, solutii care forteaza intuitia si motivarea. Organizarea te ajuta sa te concentrezi de fapt să-ţi administrezi abilitatile personale si obiectivele in scopul de a urma planul lui Dumnezeu. 

Programul zilnic ne ajuta sa ne facem timp pentru ceea ce este important pentru noi, putand fi adaptat stilului propriu de viata. Uneori, asta presupune că trebuie sa spui şi NU unor aparente urgenţe sau lucrurilor neplanioficate.... alteori, trebuie sa incluzi in programul tau activitati care te ajuta sa ramai in echilibru spiritual, fata de familie si comunitate, dar si fata de sanatatea ta. De multe ori trece timpul pe langa noi si ne trezim la o anumita varsta admirand doar rezultatele celor din jurul nostru si regretand ca ne-a lipsit ambitia. Lenea te cufunda intr-un somn adanc si sufletul delasator va suferi de foame! Programul tau trebuie sa fie flexibil si dupa voia lui Dumnezeu. De fapt, relatia cu Dumnezeu te ajută să stii cand sa renunti la programul fixat, pentru altceva mai bun... Pentru o planificare mai eficienta este nevoie de a fi diferit in afaceri prin urmarirea excelentei cu integritate, aratand bunavointa si clementa celor din jur pentru greselile lor si aderand la principiile lui Dumnezeu. Planificarea zilnica te ajuta sa schimbi obiceiurile rele, şi să le înlocuieşti cu altele mai bune... sau, cele mai bune!

Pentru a desemna obiective si schimbari pozitive in atitudine si comportament trebuie:

• Să identifici misiunea si menirea ta in viata, si sa-ti determini obiectivele care te vor scoate din deriva si te vor alinia planului pe care stii ca-l are Dumnezeu pentru tine;
• Să decizi asupra a ceea ce vrei cu adevarat si sa-l scrii la timpul prezent, ca si cum l-ai obtinut deja! Obiectivele trebuie sa fie in scris, pentru că ceea ce ai doar în cap, adesea nu se implineste. O cerinta nescrisa este doar o dorinta; pe când în scris, ea devine un angajament, o energie pozitiva care te muta catre rezultate, fara să fie nevoie sa-ti directionezi actiunea constient într-acolo...
• Obiectivele trebuie sa fie specifice. Dorintele largi sau evazive nu au efect. Trebuie sa fie concrete si detaliate. Specifica actiunea pe care trebuie sa o faci, determină ce vrei să obtii si imparte un obiectiv mai mare in tinte pe care să le poti obtine mai usor. Daca vrei sa mananci un elefant, nu-l poti manca dintr-o inghititura, ci il vei tranşa în bucăţele cât mai pe măsura apetitului sau capacităţii tale, nu?
• Obiectivele trebuie sa fie credibile, pentru ca daca nu le crezi nu le obtii! Elimina partile negative din modul de gandire, pentru ca tu esti singurul raspunzator de modul cum gandesti. Nu pleca urechea la cei ce-ţi spun: „Nu se poate... e imposibil... e mult prea greu!”  Ei nu stiu ca Dumnezeu te-a facut şi te-a ales tocmai pentru a invinge lucrurile pe care ei le considera imposibile. Fii un deschizator de drumuri, precum Vuia, Vlaicu sau Coanda... daca nu aveau incredere in ei insisi, dacă nu credeau în ceea ce năzuiau, credeţi că şi-ar mai fi văzut visul cu ochii, ar mai fi reusit sa deschida drumul aviatiei sau să-l ducă la cote nebănuite?
• Apoi, obiectivele trebuie sa aiba o doză de cerinţe care sa te solicite. Trebuie sa inveti sa iesi din zona de comfort.
• Actioneaza si pune-ti obiectivele in miscare. Planifica primul pas, stabileste-ti obiectivele si dupa aceia actioneaza pentru a le atinge!
• Obiectivele trebuie sa-i includa pe cei dragi si sa fie in echilibru cu restul domeniilor, adica cu Dumnezeu, familia, prietenii si eul personal.
• Pentru atingerea şi concretizarea obiectivelor, este nevoie de disciplina pentru ca tu esti singurul responsabil de ele. Ca atare, organizarea si munca hotărâtă, cu determinare, reprezinta modul prin care poţi atinge succesul pe care-l meriti!
• Obiectivele trebuie sa aiba o componenta temporală – o durată presupusă, un dead-line, un termen pentru a fi îndeplinite, asa ca stabilirea unor asemenea date şi durate are efectul de antrenare in stabilirea tintei.

Cum pot sa-mi administrez obiectivele pentru a le atinge mai usor?

Zilnic

Trebuie sa ai tot timpul o lista a lucrurilor care trebuie facute. Aceasta lista defineste actiunile pe care trebuie sa le executi pentru a-ti atinge obiectivele. Prioritatile se noteaza cu A, cele mai putin urgente cu B, cele care permit amanare cu C, si asa mai departe. În functie de completarea punctelor de pe lista le marchezi cu un semn. A planifica pentru mâine nu creează anxietate, ci doar grija zilei de mâine creează această stare. A planifica azi pentru întreaga zi şi a nu lăsa nimic nefăcut din ce trebuia făcut azi – asta înseamnă a trăi o zi la maximum, dacă te rogi ca Dumnezeu să fie parte din acea zi. După cum se spune şi în Iacov 4:13-15 trebuie să planificăm după voinţa lui Dumnezeu: "Ascultaţi, acum voi care ziceţi: Astăzi sau mâine ne vom duce în cutare cetate, vom sta acolo un an, vom face negustorie şi vom câştiga. Şi nu ştiţi ce vă aduce ziua de mâine! Căci este viaţa voastră? Nu sunteţi decât un abur care se arată puţintel apoi piere. Voi dimpotrivă, ar trebui să ziceţi: Dacă va vrea Domnul, vom trăi şi vom face cutare şi cutare lucru." A recunoaşte că Dumnezeu este parte a planului nostru este primul pas în procesul de planificare… care suportă modificări, pentru că planificarea este un proces în care noi facem anumite supoziţii care se pot schimba în timp… Trebuie să înţelegem diferenţa dintre planificarea ca unealtă pentru a acţiona şi a fi neliniştit cu privire la ziua de mâine.

Saptamanal

Verifica listele zilnice cu lucrurile care trebuie facute. Marcheaza actiunile rezolvate si adauga obiective noi pentru saptamana viitoare.  Masoara-ti progresul catre fiecare obiectiv pentru a avea claritate cat de departe trebuie sa mergi.

Lunar

Verifica-ti  progresul catre obiectiv. Examineaza-ti  toate obiectivele din viata ta - pentru ca toti avem rolul de sot, sau tata sau frate, sau administrator sau participant.  Este foarte important ca sa ai un echilibru sanatos intre afaceri si obiectivele personale. Verifica-ti obiectivele indeplinite cu succes.

Trimestrial

Verificati toate rolurile, obiectivele sau actiunile si ajusteaza-le unde este necesar...