Organizarea afacerilor de familie

Sistemul afacerii de familie este format din clasicul subsistem al celor care sunt angajaţii afacerii de familie, proprietarii şi membrii familiei care au controlul asupra afacerii.  Să recapitulăm:

• Proprietarii afacerii formează un subsistem care este administrat prin adunarea generală a actionarilor afacerii, care îşi trimite indicaţiile Consiliului de Administraţie al afacerii.  Adunarile generale au loc anual, sunt scurte şi formale, se concentrează pe alegerea membrilor consiliului, pe auditori şi pe actele constitutive ale afacerii cerute de legislaţie.
• Afacerea formează un subsistem care este administrat prin Consiliul de Administraţie sau Consiliul Director care este mecanismul prin care vocea angajaţilor se face auzită.
• Familia formează un subsistem care este administrat prin Consiliul Familiei sau Adunarea Familiei în care sunt organizate mecanismele prin care se face auzită vocea familiei.

Aceste subsisteme formale sau informale reprezintă modul de intelegere a organizării, importanţa pentru a stabili influenţele şi direcţiile în care se îndreaptă atât afacerea cât şi familia, pentru că rolul fiecărui subsistem este definitoriu pentru cârmuirea sistemului ca întreg în comunitate.  Consiliul de familie administrează averea familiei şi este o forma de organizare alături de adunarea generală a familiei prin care se crează politicile şi se aşează direcţia de mers. 

Aceste subsisteme trebuie întelese pentru a exista un echilibru al puterilor şi cărmuirii structurilor.  De exemplu Consiliul de Administratie nu acţionarii, crează politicile şi selectează direcţia de mers a firmei. Consiliul de Familie nu familia crează politicile, selectează direcţia de mers a familiei, ratificate de Adunarile Generale.  Aceste structuri comunică, îşi coordonează activităţile şi cooperează între ele fără a se intrepătrunde, pentru a avea ţinte, planuri şi strategii convergente.

Un consiliu de administratie efectiv trebuie ales de proprietarii legali având responsabilităţi legale dar şi putere.  In general familia şi afacerea îşi aleg un consiliu de sfătuitori (avocat, expert contabil, bancher, consultant financiar, notar, pastor, etc.) care nu au aceleaşi responsabilităţi ca şi Consiliul dar sunt consultaţi pentru expertiza lor.

Averea familiei este influenţată de schimbările de generaţie şi bunăstarea afacerii este influenţată de schimbarea experţilor pentru că progresul şi planul lui Dumnezeu pentru aleşii lui trece prin stadii distincte.  In afacerea de familie se începe de obicei cu un proprietar sau o asociere de parteneri a fraţilor, care în evolutia ei va trece la urmatoarea generatie care este asocierea copiilor într-o structură de parteneriat a fraţilor, urmând succesiv generaţia nepoţilor formată dintr-un consorţiu al verilor.

Structura familiei poate fi complicată şi a fi lider într-o afacere de familie este o provocare diferită faţă de a fi lider în orice alt fel de afacere.  Proprietarii afacerilor de familie trebuie să înteleagă diferitele roluri de lideri de care este nevoie atât în familie cât şi în afaceri, modul în care se invaţă abilităţile de conducere pentru a caştiga credibilitatea de care ai nevoie pe cărarea care duce către a fi lider.

Cele mai multe firme încep cu o persoana care are controlul votului organizaţiei şi care de obicei ia majoritatea deciziilor.  In acest stadiu al afacerii, consiliul de administraţie este compus din membrii familiei, prieteni sau colegi de afaceri.  In mod normal acest tip de consiliu este numai pe hârtie, dacă este cerut de lege.

In stagiul al doilea de dezvoltare acolo unde fratii au un fel de parteneriat în care doi sau mai multi fraţi au controlul votului, aceştia ocupă şi un loc în consiliul de administraţie.  Foarte rar consiliile de administratie dominate de fraţi reuşesc să rezolve ceva.   Acest stadiu conduce la următorul şi dacă aici avem acţionari majoritari care stau în Consiliul de Administraţie ca membrii, linia trebuie trasă la următorul stadiu cel al verilor.

Afacerile de familie care ajung la nivelul verilor unde proprietatea este diluată au nevoie de un consiliu de administratie puternic şi în care se trage linia pentru expertiză şi nu pentru controlul consiliu de administratie.  Este adevărat că lupta pentru controlul firmei va duce şi la controlul politic al consiliului, dar dacă grupul de actionari este destul de mare atunci consiliu incepe să fie reprezentativ şi actionarii incep să vadă obiective, experienţa profesională ş valoarea adăugată de membrii consiliului de administraţie.

Pentru toate stadiile de proprietate sunt adunări generale bune sau rele. Aşa că toate afacerile de familie pot beneficia de ghidul acesta de organizare.  Consiliul de administraţie se compune din membrii cu expertiză care nu sunt aliniaţi afacerii curente şi care pot ajuta să modifice modul de lucru al întrunirilor cu caracter strategic.  De fapt consiliul de administraţie are funcţiunea de a stabili strategia firmei constructiv, obiectiv şi concentrat pentru interesul firmei şi nu al unui individ sau ramură a familiei.  Consiliul de administraţie ideal, nu are mai mult de 5 până la 8 membrii, printre care se regăseşte şi directorul general executiv al societăţii, o majoritate de experţi care nu este dominată de membrii familiei dar care contine şi reprezentanţii familiei. Reprezentanţii familiei nu sunt neapărat proprietarii şi nu neapărat manageri.  Reprezentanţii familiei pot fi aleşi de acţionari, familie sau consiliul de familie.  Membrii familiei care sunt în faza de creştere şi sunt pe scara ierarhică nu pot face parte din consiliul de administraţie până nu sunt în poziţii superioare sau până când sunt aproape să-şi asume rolul de lideri, pentru că produc valuri în firmă şi managerii care îi supervizează vor fi dezorientaţi.

Consiliul de administraţie nu conţine experţi care furnizează firmei servicii precum bancherul, contabilul sau avocatul, prieteni ai directorului general sau administratori ai firmei, pentru că ei nu adaugă valoare şi nu aduc nimic nou ca şi componenţi ai consiliului de administraţie. Problemele operationale se discută ierarhic la un nivel mai jos şi rolul consiliului de administraţie este să se axeze către elementele strategice, evaluările managerilor şi controlul calităţii administratiei firmei.  Responsabilităţile consiliului de administraţie se îndeplinesc în întălniri de una sau câteva zile, cel puţin de două ori pe an, recondat fiind intălnirile trimestriale.  Una din întâlniri trebuie să fie pentru planificare împreună cu comitetul director.  Consiliul de administraţie deleagă proiecte speciale membrilor şi recomandă conferinţe telefonice atunci când deciziile se negociază.  Membrii consiliului de administraţie sunt selectaţi cu experienţe şi perspective unice în afaceri şi toţi membrii au aceleaşi responsabilităţi faţă de societate:

• Să protejeze interesele acţionarilor
• Să dezvolte politici care ajută societatea şi acţionarii să-si indeplinească ţintele
• Să ajute la luarea deciziilor de anvergură cu care se confruntă societatea
• Să analizeze performanţa comitetului director şi al directorului general
• Să asigure continuitatea afacerii
• Să supervizeze implicarea familiei in afacere

Protejarea intereselor acţionarilor

Consiliile de administraţie bune echilibrează responsabilităţile către firmă cu cele către acţionari.  De exemplu consiliul de administraţie nu ar trebui să autorizeze dividende mari sau să ajute la promovarea intereselor acţionarilor pentru salarizarea membrilor familiei sau conducerii afacerii dacă aceste acţiuni ar slăbi firma şi ar reduce valoarea societăţii.

Dezvoltarea politicilor care ajută societatea şi acţionarii să-si indeplinească ţintele

Din punct de vedere tehnic, consiliul de administraţie planifică toate politicile cheie ale întreprinderii.  In realitate, numai politicile care sunt văzute de consiliu ca fiind prioritare ajung la nivelul consiliului, restul fiind planificate de administratori.  In afacerile de familie consiliul de familie intervine şi planifică politicile cheie familiei şi afacerii.  Consiliul are rolul de ghid pentru comitetul director în formularea politicilor şi directiei firmei.  De exemplu  dă indicaţii pentru dezvoltarea unui manual de angajare şi formare a membrilor familiei, după care verifică, recomandă schimbări sau aprobă aplicarea politicii.  Alt exemplu este formularea politicilor în privinţa împrumuturilor.  Consiliul supervizează dezvoltarea politicilor, analizează constanţa lor cu alte politici deja implimentate, ajuţă la dezvoltarea ţintelor societăţii şi a acţionarilor.

Ajutarea la luarea deciziilor de anvergură cu care se confruntă societatea

Este cea mai importantă responsabilitate dar în acelaşi timp şi slăbiciunea tipică a unui consiliu de administraţie pentru afacerile de familie.  Consiliul are rolul de consilier şi sprijin pentru comitetul director ca să prezinte elementele importante ale societăţii, respectiv viziunea, strategia, planurile de dezvoltare, abilitatea de a fi competitivă, de a dezvolta resursele umane, financiare şi fizice, de a dezvolta relaţii strategice şi a pregăti succesiunea.  Consiliul de administraţie trebuie să gândească larg despre ţinte şi piedici, să se concentreze cu marile probleme pe care le infruntă firma şi să nu se implice în administrarea de zi cu zi.  Ocazional, Directorul executiv va cere consiliului să rezolve o problemă spinoasă de administrare.  Rolul consiliului este de a „visa frumos” despre ţintele viitoare, de a implimenta strategii pentru aceste vise, de a trasa un drum cu obiective precise, de a analiza şi prezice trendurile industriei şi de a decide ce mişcări ar trebui să facă întreprinderea.  Membrii consiliului de administraţie mai au rolul de a aduce legături de afaceri şi de a contribui la planificarea nevoilor intreprinderii.

Analizarea performanţelor comitetului director şi al directorului general

Consiliul de administraţie evaluează performanţele directorului general, identificănd punctele tari şi slăbiciunile lui şi îl ajuta sa dezvolte rolul de lider al organizatiei.  Membrii consiliului au rolul de indrumare pentru stabilirea unor tinte provocatoare pentru director şi societate, dar mai au şi responsabilitatea pentru recomandari in legătură cu structura salarială, inclusiv bonusuri, beneficii şi recompense pe termen lung.  Consiliul mai are şi responsabilitatea de a analiza comitetul director, calificările şi contribuţiile membrilor echipei de conducere. 
Consiliul nu este direct responsabil pentru evaluarea directorilor intreprinderii, în afara directorului general şi nici cu stabilirea sistemului salarial compensatoriu, dar participă la dezvoltarea unor practici care sa fie implementate corespunzător.

Asigurarea continuitatii afacerii

Familia are prerogative de aplanare a conflictelor, de protejare a traditiilor şi de multe ori decizia economică cea mai bună intră in conflict cu aceste politici, sau probleme presante pentru decizii.  Rolul consiliului de administraţie in afacerile de familie este să insiste şi să mentină decisivitatea întreprinderii private cu aceiaşi energie pe care o devotează creşterii valorii ei.  Acest lucru nu inseamnă grăbirea sau nesocotirea unor decizii ci înseamnă a şti şi a acţiona la momentul oportun luării unei decizii sensibile sau diplomatice.

Supervizarea implicarii familiei în afacere
 

Pentru întreprinderea privată, consiliul de administratie are şi responsabilitatea să inteleagă tintele familiei, problemele relationale, politicile familiare şi rolul central al familiei în afacere.  Membrii consiliului de administraţie sunt sfetnici in jurul familiei, protejănd, interesul familiei, interesul local şi dezvoltănd valoare afacerii de familie in comunitate.  In această capacitate tintele pe termen lung ale familiei trebuie ajutate a fi „văzute” pentru un mod rezonabil de dezvoltare al cerinţelor afacerii.  Medierea influenţei familiei în firmă va fi făcută să nu afecteze nevoile de angajare ale familiei dar nici conflictele de familie care pun în pericol viabilitatea societăţii pe termen lung.  Mentoringul care rezolvă problemele de succesiune a liderilor este o responsabilitate specială a consiliului de administraţie combinată cu îndrumarea şi corectarea următoarei generaţii.  Aceste elemente nu inseamnă că administrarea problemelor şi conflictelor pentru care are responsabilitate consiliul de familie trebuie delegate consiliului de administraţie.  Acesta trebuie să se ocupe de asigurarea pozitionării favorabile a firmei în viitor.